时间总是利用不当，向优秀CEO学习巧妙管理时间

作为一个创始人、初创公司顾问和风险投资人，Bill Trenchard 曾帮几十个创业公司落地，通过高增长赢得竞争。他目前是 First Round Capital 合伙人。在这篇文章中，他向创业者和投资人总结了自己是如何管理时间的。

首当其冲，学会学“不”

这一点非常重要。因为随着公司壮大，你要处理的事也越来越多。你身边会冒出无数人，通过 LinkedIn、电子邮件之类约你见面，请你帮忙，甚至会冒出一位你 20 年都没见过的儿时伙伴，请你将你 Facebook 上那些有影响力的朋友介绍给他。这时，你要说“不”。

学“不”当然很难，因为你有颗感恩的心，你想回报，你觉得很多人帮过你，你也应该这样。但是你得有条底线，同时还要学会一些容易说“不”的技巧。

试试下面这个“拒绝模板”，它适用大多数情况。我第一次从一位企业家兼投资人那里听到这个东西，它帮我节约了无数时间，并减轻我的焦虑。举个例子：

“Hi Bill，很开心收到你消息，愿你一切都好。目前我公司刚刚起步，发展还不错，但面对远期目标，我仍有很大压力。我会参与一些圈内社交，但近期我可能不太方便。 祝好! ——Josh”

用这个方式，对那些你不想浪费时间精力的事做统一回复。你要用诚恳态度告诉对方目前你实际状况，不要把事情搞得模棱两可。

而有自己“拒绝模板”后，你可以对任何推销人士说“不”。在不需要融资时，对那些投资邀约说“不”;投资人介绍各种各样的人给你，你也不必跟每个人都见面;董事会成员任意提出请求，你也不必每个都点头答应。包括 LinkedIn 上信息、长久失联的朋友要求见面等等诸如此类，立刻为每个此类事情写个拒绝模板。

第二步：做“电邮达人”

我特别向那些还没用过 SaneBox 的人介绍这个软件。我很爱用，因为它简单，帮我节省很多时间。它就有点像谷歌优先项邮箱，设立一个群发邮件文件夹，把所有群发邮件从收件箱分出，所有你不想亲自查阅的邮件，你永远都看不见。

我认识的许多 CEO，在清空收件箱方面都是高手。想想邮局如何分信：会把信拿起来左看右看，然后来来回回斟酌每一封吗?这种做法真让人崩溃，但恰恰是大多数人处理邮件的方式。我观察到“电邮忍者”们通常用三种方法处理：

全天候。一直开着收件箱，邮件收到就立刻处理。但即使你极具责任心，对需要深思熟虑的邮件，这种方式可能也有点草率。第二种，批处理。一天集中处理 2 到 4 次。第三种，找助理。找个全天候或虚拟助理帮你分类邮件，标记那些需要你亲自回复、重要的邮件。

如果你没助理，我建议第二种方法，它让你处理邮件时集中精力，省出时间专注其它工作，同时处理多任务结果就是常常每件事都做不好。提升效率的其它办法还有: 装些如 Asana 类任务管理插件，可以迅速将你 Email 移入移出任务管理器。

其它经验：如果一封邮件你可以 2 分钟内处理，那就立刻处理掉它，如果时间需要超过 2 分钟，就把它移到任务管理器。这样做，你可以学会分辨每个邮件轻重缓急，看邮件也不会占用大把时间。最后，可能也是最有效办法：用 TextExpander 或其他“快速输入神器”，将常用内容设置成简短字符，轻敲几下就写完一封邮件。

第三步：保持精力

过去，我们平均每天走路 12 英里，现在我们天天坐着。但久坐不动危害堪比吸烟。科技工作者每天平均坐 9.3 小时，比睡觉都长，但是生命在于运动，下面有三个放松小技巧：

7 分钟锻炼法。《纽约时报》曾报过这个方法，在 7 分钟里做 12 个动作，这种方法科学且有用;第二，步行会议。几乎所有人都会有一对一会议，可以用散步替代坐在办公司或咖啡馆;第三，使用站立式办公桌。现在许多公司都批准这类请求，它已被证实可以有效降低心脏病和癌症，并可以提高士气保持头脑清醒。如果你公司允许移动办公，试试它。

保持健康不光指身体健康，更包括心理健康。我们都知道睡眠规律，知道深度睡眠和 REM 周期的重要性，但常常忽略个人每天睡眠规律，要利用好每个人的“上升周期”，你应该像个运动员一样建立一套自己的计划表，把全天最有效率的一两个小时，花在你认为最重要的三件事上。

典型 CEO 通常把上午时间花在最需创新的事上。调查表明：实际上大多数人也是上午最具创新意识;而处理邮件、站立会议则被排后，然后每天最后时间，还是安排处理邮件。

注意，每两件事中都该有休息时间，以便你做每件事时可以专注。另外非常重要：当你休息时，你就真的是在休息，比如找个人聊天，听听音乐放松，做点跟工作无关的事。

第四步：制作“执行手册”

每件你做过超过三次以上的事，把它详细过程记录下来，然后制作成一本你可以移交给其他人的执行手册，这样其他人就可以按你想法执行。尽量制作详细、不要让他人拿着它一而再、再而三问你下一步该怎么做，或是下一步负责人该找谁。

这其实也是 Uber 迅速扩张的原因。Uber 在美国 70 个城市迅速发展并占领市场，他如何做到的?使用执行手册!在每个城市扩张时，他们都有每个城市单独的执行手册，每个不同城市做小范围差别调整。每扩张一个城市，他们都实践、检验并记录到执行手册。现在，他们只需按这份完整的手册执行，就像一把“万能钥匙”。

热衷创新的人都爱记录，但对初创公司，仅仅记录不够，我所见过发展最成功的创业公司，都是早早就系统化自己日常行为和核心产品，让他们在发展中成为一种习惯。

第五步：从外部会议获益

你花了多少时间去见那些对你企业很重要的人，却没办法增进你们之间关系?这些人，可能是生意发展伙伴或是一位客户。为打破这种僵局，您需要了解他们的专业挑战。如果你不知道，就去问。假设你在一个 B2B 环境，你客户的客户要求是什么?你又能帮他做点什么?我们中有多少人可以列出：我们客户要面对的专业挑战的前三位?

所以要真正从各类见面中有所得，你就必须在私人和专业间搭一座桥。它没必要深奥，简单得甚至可以是问问他们接下来的假期准备去哪里旅行。当他们回答这些问题时，你要记录一下，也就是说：你要创造机会在会议之外深入了解这个人。如果谈到单车骑行，你可以给他发一些很棒的单车骑行路线，这会带来变革性不同。

第六步：合理规划内部会议

初创公司每天都有无数会议，会开的多，收获却很少。我认为最该砍掉的会议就是汇报状况的会，你不需团队时刻汇报进展，把这些情况写进 Google Doc，每周发给大家阅读即可。

同时做出决议前，永远不要离开会议。也包括决策会议时，迅速作出可逆决定，初创公司大多数决策是可逆的，但我们花太多时间思考这些。请将正确的数据和正确的人聚集起来，自然就可以得出正确决议。

所有决策会议都该如此，除非这是一个不可逆决议。多花点时间在这些不可逆决议上，多跟你指导者和董事们沟通。作为初创公司，你最大优势就是规模不庞大，转变起来很快。

第七步：找个助理

科技伟大之处是让我们更有效率，但它也有限，你应该找个助理帮你，无论是办公室还是远程都可以。TaskRabbit 类远程助理虽然可以帮你分类任务，但不知道你在想什么也无法替你做决定。

所以如果有可能，雇一个全职助理，效果会超乎你想象。助理除了能根据你行为，判断你想法代你做决定外，还能帮你分担其他事情。

如果你没法雇用全职助理，试试虚拟助理，市面上有很多便宜的虚拟助理服务，比如 Prialto，它们可以替你处理很多事，比如订购、寄送礼物、还有听写功能、安排会议等。

特别是听写功能。这个功能非常有效，绝不该被低估。我建议你下载一个叫 Voxie 的 App。你只需对它说，“请写封 Email 给 Chris”，然后接着说内容：“你好 Chris，很高兴早晨与你见面，谢谢你抽空过来。”这位虚拟助理可以轻松做出语音记录，当你打开收件箱，你会看到这些语音已被整理成文字草稿，你只需轻轻一点发送出去。

会议后的跟进工作影响很大，但请问你多久才会去做?现在，你可以用语音记录，会后立即起草。

第八：给你团队成员一臂之力

我最近跟一位效率极高的 CEO 聊天，他信奉“行走式管理”。这模式和它名字一样，他每天就在办公室来回走，跟团队内成员一对一或小团体交谈，他问：是什么阻止了你工作进展?你困难是什么?这些是我能帮你突破的瓶颈或障碍吗?怎样的资源或方法可以快速推进你工作?

我建议你问问你团队成员这些问题，然后帮他解决。如果你想让他们高效，你就得自己高效，在他们需要时提供及时帮助。快速反应是其中一个关键，你还可以用 AwayFind 批处理和处理有紧急请求的邮件，当有人发你一封高优先级邮件，你可以马上得知。

很多时候，你会发现员工很容易就“卡”住。他们会为部署新功能或给重要人物发邮件紧张，会为修复一个小小 Bug 挥汗如雨，却忽略掉整个大项目已经由此停滞!当这类事阻碍他们工作进展，你该问的最好问题是：这个错误会带来多少损失?如果 200 万人里只有两个人认为这个新功能不完美，你根本就没必要浪费时间在修复 Bug 上。如果你是一个管理者，这些地方才是你最该花的时间。

实际上，80/20 法则适用任何事，80% 时间该被花在重要事情上，其余 20% 花在琐事上。停止寻找完美，许多初创公司雇员，特别是技术人员喜欢万事追求完美，但这并不是你作为 CEO 该追求的，速度才是。如果你掌握了如上技巧，可以将你 70% 时间最大化利用，你会在开会及看邮件方面省力不少。更重要的是，你可以将省下时间放在领导团队，鼓舞人心、谈判生意及改变世界上。

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翻译简写：李晨